Datenschutz und Sicherheit

Rollen und Rechtsgrundlage

Ihr Unternehmen entscheidet, welche Mitarbeitenden fotografiert werden, und bleibt für die Daten seiner Mitarbeitenden verantwortlich. Die VideoPhotoWorkers GmbH in Winterthur bearbeitet die Bilder und die dazugehörigen Daten im Auftrag Ihres Unternehmens.

• Die Bearbeitung von Personendaten erfolgt nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG).
• Einen separaten Vertrag zur Auftragsbearbeitung bieten wir nicht an. Die Zusammenarbeit richtet sich nach unseren AGB und der Datenschutzerklärung.

Wo liegen die Daten?

Wer hat Zugriff?

• Mitarbeitende: nur auf ihr eigenes Bild, über einen persönlichen Link ohne Konto.
• Kunden: nur auf die Daten ihres eigenen Kontos. Die Daten verschiedener Kunden sind strikt getrennt, auch über die API.
• Intern: ausschliesslich Mitarbeitende der VideoPhotoWorkers GmbH. Die Aktionen der Admin-Konten werden protokolliert.
• Vorschaubilder und Downloads sind nur nach Anmeldung oder mit gültigem persönlichem Link abrufbar.

Technische und organisatorische Massnahmen

• Verschlüsselte Übertragung der Daten (HTTPS).
• Persönliche Links (Einladung, Foto-Upload, Freigabe) werden in der Datenbank nur als Hash gespeichert und sind befristet gültig.
• Passwörter sind mindestens 10 Zeichen lang, werden gegen bekannte Datenlecks geprüft und nie im Klartext gespeichert.
• Schutz vor Missbrauch: Anmeldeversuche und Anfragen an Schnittstellen sind mengenmässig begrenzt.
• Fehlermeldungen der Anwendung werden überwacht.

Einwilligung und Freigabe durch die Mitarbeitenden

• Vor dem Foto-Upload müssen Mitarbeitende einer Einwilligung zustimmen. Zeitpunkt, IP-Adresse und der angezeigte Wortlaut werden als Nachweis gespeichert.
• Der Einwilligungstext ist ein Standardtext und lässt sich pro Kunde durch einen eigenen Text ersetzen.
• Das bearbeitete Bild wird erst nach der Freigabe durch die Person für den Download freigeschaltet.

Verwendung der Bilder

• Die Bilder werden ausschliesslich für den Zweck des Kunden bearbeitet und bereitgestellt.
• Keine Eigenwerbung ohne Zustimmung: Kundenbilder verwenden wir nicht für eigene Werbung, ausser der Kunde stimmt zu.
• Keine Weitergabe an Dritte ohne Einwilligung: Ohne Zustimmung des Kunden geben wir keine Bilder weiter. Davon unberührt bleiben die technischen Dienstleister für Speicherung und Betrieb, etwa cloudscale.ch.
• Kein KI-Training: Kundenbilder werden nicht zum Training von KI-Systemen verwendet.
• Bildbearbeitung: Der Fotograf setzt lokale KI-Werkzeuge ein und steuert sie manuell. Es kommt keine generative KI zum Einsatz, und die Bilder werden dafür nicht an externe Server gesendet.
• Wir erzeugen keine Porträts mit KI aus Selfies: Die Bilder zeigen die echten Personen, bearbeitet von einem Fotografen.
• Eine Gesichtserkennung läuft ausschliesslich auf unserem eigenen Server und richtet nur den Bildausschnitt an den Augen aus. Gespeichert wird allein die Position der Augen.

Aufbewahrung, Sicherung und Löschung

• Nach Vertragsende: Die Daten bleiben für einen späteren Zugriff gespeichert, zum Beispiel für Nachzügler oder Rückfragen. Nach circa einem Jahr werden sie offline archiviert.
• Sicherungskopien: Von der Anwendung, der Datenbank und den Bildern bestehen Sicherungskopien, die sicher verwahrt werden. Sie bleiben bis zur Archivierung beziehungsweise bis zur Löschung auf Anfrage erhalten.
• Löschung auf Anfrage: Auf Anfrage des Kunden löschen wir die Daten manuell.
• Testzugänge: Die Testdaten werden innert 30 Tagen nach Ablauf des Testprojekts gelöscht. Sieben Tage vorher erinnern wir per E-Mail daran. Wer weitermachen möchte, meldet sich, dann bleiben die Daten erhalten.
• Löschen im System: Wird eine Person, ein Projekt oder ein Kunde gelöscht, entfernt das System auch die gespeicherten Bilder und Vorschaubilder.

Datenschutzverletzungen

Kommt es zu einer Verletzung des Datenschutzes, informieren wir betroffene Kunden so rasch wie möglich.

Rechte der Betroffenen und Kontakt

Anfragen beantworten wir im Normalfall innerhalb eines Tages.

Für Auskunft, Berichtigung, Löschung oder den Widerruf einer Einwilligung wenden sich Betroffene an studio@portraitflow.ch oder an

VideoPhotoWorkers GmbH
Fröschenweidstrasse 2
8404 Winterthur, Schweiz
Impressum

Statistik auf der Website

Auf den öffentlichen Seiten (Startseite, Testzugang und Hilfe) setzen wir Google Analytics zur Verbesserung der Website ein. Im Kundenportal, auf den Upload-Seiten der Mitarbeitenden und in der API wird kein Google Analytics verwendet. Details enthält unsere Datenschutzerklärung.