Mitarbeitende erfassen, einladen und importieren

Drei Wege, Mitarbeitende zu erfassen

• Einzeln im Kundenportal: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und optional Mitarbeiternummer und Sprache.
• CSV-Import: Viele Mitarbeitende auf einmal aus einer Datei, siehe Abschnitt „CSV-Format“.
• API: Ihr HR-System überträgt die Mitarbeitenden automatisch, bis zu 200 pro Aufruf. Siehe API-Dokumentation.

CSV-Format

Die Datei enthält folgende Spalten, durch Komma getrennt:

mitarbeiternummer,vorname,nachname,email,sprache
MA-001,Maria,Muster,m.muster@beispiel.ch,
MA-002,Hans,Müller,h.mueller@beispiel.ch,en

• Die erste Zeile darf eine Kopfzeile sein, sie wird automatisch erkannt.
• Die Mitarbeiternummer darf leer bleiben und wird dann automatisch vergeben.
• Die Sprache („de“ oder „en“) ist optional und bestimmt, in welcher Sprache die Person E-Mails und Upload-Seite erhält. Leer bedeutet: Standardsprache Ihres Kontos.
• Doppelte E-Mail-Adressen innerhalb des Projekts und ungültige Adressen werden übersprungen. Das Ergebnis zeigt, welche Zeilen übersprungen wurden.

Mitarbeiternummer und E-Mail-Adresse

• Jede Person braucht eine E-Mail-Adresse, weil die Einladung per E-Mail erfolgt.
• E-Mail-Adresse und Mitarbeiternummer sind pro Projekt eindeutig.
• Ohne eigene Mitarbeiternummer vergibt PortraitFlow automatisch eine im Schema MA-<Projekt-ID>-001, -002 und so weiter. Die Nummer ist Teil des Dateinamens der Bilder und dient dem Zuordnen.
• Tipp: Verwenden Sie Ihre Personalnummer als Mitarbeiternummer, dann lassen sich fertige Bilder später eindeutig zuordnen.

Einladung und persönlicher Link

• Jede Person erhält eine E-Mail mit einem persönlichen Link zum Foto-Upload. Es ist kein Konto und kein Passwort nötig.
• Wer lädt ein? Bei Vertragskunden löst PortraitFlow die Einladung aus. Im kostenlosen Testzugang laden Sie die Mitarbeitenden selbst per Klick im Portal ein.
• Gültigkeit: Der Link gilt bis zur Deadline des Projekts. Wird jemand erst nach Ablauf der Deadline eingeladen, erhält die Person automatisch ein Fenster von 14 Tagen.
• Erinnerungen: Pro Projekt lassen sich automatische Erinnerungen an einem oder mehreren Tagen vor der Deadline einrichten (auf Wunsch durch PortraitFlow). Sie gehen nur an Personen, die noch kein Foto hochgeladen haben, und pro festgelegtem Tag höchstens einmal.
• E-Mail-Adresse ändern: Hat die Person noch kein Foto hochgeladen und war sie bereits eingeladen, geht automatisch eine neue Einladung an die korrigierte Adresse.

Fotos gesammelt durch einen Fotografen hochladen

Statt dass sich jede Person selbst fotografiert, kann ein Fotograf ein ganzes Shooting für ein Projekt gesammelt hochladen. Die Zuordnung zu den Mitarbeitenden läuft über die Mitarbeiternummer im Dateinamen. Danach ist der individuelle Upload-Link der betroffenen Personen gesperrt, bis eine Neuaufnahme angefordert wird.

Nachzügler und Löschen

• Neue Mitarbeitende können jederzeit nachträglich erfasst und eingeladen werden. Nachgereichte Porträts sind innerhalb von maximal 5 Arbeitstagen fertig.
• Beim Löschen einer Person, eines Projekts oder eines Kunden werden im System auch die gespeicherten Bilder und Vorschaubilder entfernt. Für Sicherungskopien siehe Datenschutz und Sicherheit.